Build a Spanish meeting phrase group
Import the 24 fixed phrases and practise spelling and sound on iOS or Android. The complete guide remains useful without the app.
Spanish business meeting phrases
What Spanish phrases do you need in a business meeting?
Prepare phrases for five jobs: opening the meeting, managing the agenda, entering the discussion, confirming decisions and closing with owners and dates.
Use short, explicit sentences. El objetivo de esta reunión es… states the purpose; ¿Puede explicar ese punto? repairs understanding; Quedamos en… records an agreement.
Keep the register neutral. Use usted with a client or unfamiliar colleague when appropriate, but most phrases below avoid choosing tú or usted and work with a whole group.
Four rules for clear meeting Spanish
State the purpose and agenda before discussing details.
Ask for clarification as soon as a term, number or responsibility is unclear.
Separate an opinion from a decision: Desde mi punto de vista… is a contribution; Quedamos en… confirms an agreement.
Close with an owner and deadline. A vague agreement is not yet an actionable next step.
24 useful Spanish phrases for business meetings
The phrases follow a meeting from opening to closing; examples show how to complete the adaptable parts.
| Spanish meeting phrase | Meaning | Example in context | Usage note |
|---|---|---|---|
| Buenos días. ¿Empezamos? | Good morning. Shall we begin? | Buenos días. ¿Empezamos con el primer punto? | Open or frame the meeting. |
| Gracias por asistir. | Thank you for attending. | Gracias por asistir a esta reunión. | Open or frame the meeting. |
| El objetivo de esta reunión es [objetivo]. | The purpose of this meeting is [objective]. | El objetivo de esta reunión es revisar el lanzamiento. | Open or frame the meeting. |
| ¿Podemos revisar el orden del día? | Can we review the agenda? | Antes de empezar, ¿podemos revisar el orden del día? | Manage scope, order or time. |
| El primer punto es [tema]. | The first item is [topic]. | El primer punto es el calendario del proyecto. | Manage scope, order or time. |
| Quisiera añadir un punto. | I would like to add an item. | Quisiera añadir un punto sobre el presupuesto. | Manage scope, order or time. |
| ¿Cuánto tiempo tenemos para este punto? | How much time do we have for this item? | ¿Cuánto tiempo tenemos para este punto de la agenda? | Manage scope, order or time. |
| ¿Quién toma notas? | Who is taking notes? | Antes de seguir, ¿quién toma notas? | Manage scope, order or time. |
| ¿Podemos dejar este tema para el final? | Can we leave this topic until the end? | Nos faltan dos puntos. ¿Podemos dejar este tema para el final? | Manage scope, order or time. |
| ¿Puede explicar ese punto? | Can you explain that point? | Perdone, ¿puede explicar ese punto con un ejemplo? | Repair understanding before moving on. |
| No estoy seguro de haber entendido. | I am not sure I understood. | No estoy seguro de haber entendido la diferencia entre las dos opciones. | Repair understanding before moving on. |
| ¿Puede repetir la cifra? | Can you repeat the figure? | ¿Puede repetir la cifra de ventas, por favor? | Repair understanding before moving on. |
| Desde mi punto de vista, [opinión]. | From my point of view, [opinion]. | Desde mi punto de vista, necesitamos una semana más. | Contribute without presenting it as a decision. |
| Estoy de acuerdo. | I agree. | Estoy de acuerdo con la propuesta de Ana. | Contribute without presenting it as a decision. |
| Estoy de acuerdo en parte, pero [reserva]. | I partly agree, but [reservation]. | Estoy de acuerdo en parte, pero el plazo es muy corto. | Contribute without presenting it as a decision. |
| Propongo que [acción]. | I propose that [action]. | Propongo que probemos la nueva versión esta semana. | Contribute without presenting it as a decision. |
| Entonces, ¿qué hemos decidido? | So, what have we decided? | Antes de cerrar el punto, ¿qué hemos decidido? | Confirm an agreement, owner or deadline. |
| Quedamos en [acción]. | We agreed to [action]. | Quedamos en enviar la versión final el jueves. | Confirm an agreement, owner or deadline. |
| Nos falta decidir [tema]. | We still need to decide [topic]. | Nos falta decidir quién revisa el documento. | Confirm an agreement, owner or deadline. |
| ¿Quién se encarga de esta tarea? | Who is responsible for this task? | ¿Quién se encarga de esta tarea después de la reunión? | Confirm an agreement, owner or deadline. |
| ¿Cuál es la fecha límite? | What is the deadline? | ¿Cuál es la fecha límite para entregar el informe? | Confirm an agreement, owner or deadline. |
| Repasemos los próximos pasos. | Let us review the next steps. | Antes de terminar, repasemos los próximos pasos. | Summarise and close professionally. |
| Le enviaré el resumen después de la reunión. | I will send you the summary after the meeting. | Le enviaré el resumen y las tareas esta tarde. | Summarise and close professionally. |
| Gracias. Nos vemos el [fecha]. | Thank you. See you on [date]. | Gracias. Nos vemos el martes a las diez. | Summarise and close professionally. |
Five stages of a productive meeting
Learn the phrases in sequence so each one cues the next meeting action.
Opening and purpose
Start on time and make the outcome clear.
Buenos días. ¿Empezamos? · Gracias por asistir. · El objetivo de esta reunión es [objetivo]. · ¿Podemos revisar el orden del día?
Agenda and time
Control order, scope, notes and deferred topics.
El primer punto es [tema]. · Quisiera añadir un punto. · ¿Cuánto tiempo tenemos para este punto? · ¿Quién toma notas? · ¿Podemos dejar este tema para el final?
Clarification and viewpoints
Repair understanding, agree, qualify and propose.
¿Puede explicar ese punto? · No estoy seguro de haber entendido. · ¿Puede repetir la cifra? · Desde mi punto de vista, [opinión]. · Estoy de acuerdo. · Estoy de acuerdo en parte, pero [reserva]. · Propongo que [acción].
Decisions and ownership
Turn discussion into an action, owner and deadline.
Entonces, ¿qué hemos decidido? · Quedamos en [acción]. · Nos falta decidir [tema]. · ¿Quién se encarga de esta tarea? · ¿Cuál es la fecha límite?
Summary and close
Review next steps and confirm the follow-up.
Repasemos los próximos pasos. · Le enviaré el resumen después de la reunión. · Gracias. Nos vemos el [fecha].
A short meeting exchange
Moderadora: El objetivo de esta reunión es revisar el lanzamiento.
Luis: No estoy seguro de haber entendido el plazo.
Moderadora: La fecha límite es el viernes.
Luis: De acuerdo. Entonces, quedamos en enviar la versión final el jueves.
Hola Cards is a Spanish flashcard app from holacards.org for iOS and Android. It is free to download, requires no account, has no ads, and works offline. The interface is available in English, Russian, and Portuguese; cards support translations in 28 languages and 18 practice and game modes. You can import these 24 checked meeting phrases into a custom group for Spanish audio, writing, pronunciation, and review. Hola Cards does not schedule, join, record or transcribe meetings, assign tasks, send follow-ups, or evaluate an open discussion.
Connect meetings with office vocabulary, email follow-up, phone calls, customer service and job interviews.
Spanish office vocabulary Spanish email phrases Spanish phone call phrases Spanish customer service phrases Spanish job interview phrases
A five-minute meeting drill
- Choose one phrase from each stage.
- Say the five phrases aloud in meeting order.
- Replace the bracketed detail with a realistic topic, owner or date.
- Repeat the sequence without looking.
- Write a two-line decision summary with Quedamos en… and La fecha límite es…
Business Spanish references
The meeting stages and professional register were checked against Instituto Cervantes and RAE–ASALE materials.
- Instituto Cervantes: clear interaction in business meetings
- Instituto Cervantes: planning an effective work meeting
- RAE–ASALE: forms of address
FAQ
How do you start a business meeting in Spanish?
Say Buenos días. ¿Empezamos? and then state the purpose: El objetivo de esta reunión es…
How do you ask for clarification?
Use ¿Puede explicar ese punto? or No estoy seguro de haber entendido. Both are neutral and professional.
How do you disagree politely?
Say Estoy de acuerdo en parte, pero… and name the exact point you see differently.
How do you confirm a decision?
Use Quedamos en… followed by the action, then confirm the owner and deadline.
Can Hola Cards transcribe or manage a meeting?
No. It helps you study these fixed phrases; it does not join, record, transcribe or manage meetings.
Copy the 24 meeting phrases into Hola Cards
Open word groups in Hola Cards, choose paste/import and paste the block. The app recognises the title and “Spanish - translation” lines.
**Spanish business meetings: 24 phrases**
Buenos días. ¿Empezamos? - Good morning. Shall we begin?
Gracias por asistir. - Thank you for attending.
El objetivo de esta reunión es [objetivo]. - The purpose of this meeting is [objective].
¿Podemos revisar el orden del día? - Can we review the agenda?
El primer punto es [tema]. - The first item is [topic].
Quisiera añadir un punto. - I would like to add an item.
¿Cuánto tiempo tenemos para este punto? - How much time do we have for this item?
¿Quién toma notas? - Who is taking notes?
¿Podemos dejar este tema para el final? - Can we leave this topic until the end?
¿Puede explicar ese punto? - Can you explain that point?
No estoy seguro de haber entendido. - I am not sure I understood.
¿Puede repetir la cifra? - Can you repeat the figure?
Desde mi punto de vista, [opinión]. - From my point of view, [opinion].
Estoy de acuerdo. - I agree.
Estoy de acuerdo en parte, pero [reserva]. - I partly agree, but [reservation].
Propongo que [acción]. - I propose that [action].
Entonces, ¿qué hemos decidido? - So, what have we decided?
Quedamos en [acción]. - We agreed to [action].
Nos falta decidir [tema]. - We still need to decide [topic].
¿Quién se encarga de esta tarea? - Who is responsible for this task?
¿Cuál es la fecha límite? - What is the deadline?
Repasemos los próximos pasos. - Let us review the next steps.
Le enviaré el resumen después de la reunión. - I will send you the summary after the meeting.
Gracias. Nos vemos el [fecha]. - Thank you. See you on [date].
Practise meeting phrases in Hola Cards
Review the 24 fixed phrases with Spanish audio, writing, pronunciation, custom groups and review modes on iOS and Android.