Build a customer-service phrase group
Import the 32 fixed phrases and practise their spelling and sound on iOS or Android. The full guide remains useful without the app.
Spanish customer service phrases
What Spanish phrases do customer-service staff need?
Start with a greeting and a direct offer of help: Buenos días. ¿En qué puedo ayudarle? The pronouns le, su and usted keep the exchange professional with a customer you do not know.
Before offering a solution, confirm the facts. Questions such as ¿Puede darme más detalles? and Entonces, ¿el problema es que…? reduce misunderstandings and show what you have understood.
Say what you are doing without inventing an outcome: Voy a comprobarlo, Voy a consultarlo con el equipo or El siguiente paso es…. An apology acknowledges inconvenience, but any deadline, refund or escalation must match the organisation’s real policy.
Four patterns behind professional service Spanish
¿Puede + infinitive…? asks for information politely: ¿Puede repetirlo, por favor?
Voy a + infinitive explains the immediate action: Voy a revisar la información.
Le + verb addresses the customer formally: Le ofrezco una alternativa.
Gracias por + noun recognises effort or delay: Gracias por su paciencia.
32 useful Spanish customer service phrases
Choose the lines that match the channel, the customer and the action you are actually allowed to take.
| Spanish phrase | Meaning | Example in context | When to use it |
|---|---|---|---|
| Buenos días. | Good morning. | Buenos días. Le atiende Marta. | Professional opening in the usted register. |
| Gracias por ponerse en contacto con nosotros. | Thank you for contacting us. | Gracias por ponerse en contacto con nosotros. ¿En qué puedo ayudarle? | Professional opening in the usted register. |
| ¿En qué puedo ayudarle? | How can I help you? | Buenos días. ¿En qué puedo ayudarle hoy? | Professional opening in the usted register. |
| Estoy aquí para ayudarle. | I am here to help you. | Estoy aquí para ayudarle con la solicitud. | Acknowledge the experience without inventing an outcome. |
| Entiendo. | I understand. | Entiendo. Vamos a revisar lo ocurrido. | Acknowledge the experience without inventing an outcome. |
| ¿Con quién tengo el gusto? | Who am I speaking with? | Buenos días. ¿Con quién tengo el gusto? | Ask only for information your policy permits. |
| ¿Me confirma su nombre, por favor? | Could you confirm your name, please? | ¿Me confirma su nombre, por favor, para revisar la solicitud? | Ask only for information your policy permits. |
| ¿Me puede indicar el número de referencia? | Could you give me the reference number? | ¿Me puede indicar el número de referencia del pedido? | Ask only for information your policy permits. |
| ¿Cuándo empezó el problema? | When did the problem start? | ¿Cuándo empezó el problema: hoy o ayer? | Confirm the issue before proposing a solution. |
| ¿Qué mensaje aparece en la pantalla? | What message appears on the screen? | ¿Qué mensaje aparece en la pantalla al iniciar sesión? | Confirm the issue before proposing a solution. |
| ¿Puede darme más detalles? | Could you give me more details? | ¿Puede darme más detalles sobre lo que ocurrió? | Confirm the issue before proposing a solution. |
| ¿Puede repetirlo, por favor? | Could you repeat that, please? | No he oído la última parte. ¿Puede repetirlo, por favor? | Confirm the issue before proposing a solution. |
| ¿Me lo puede deletrear? | Could you spell that for me? | ¿Me lo puede deletrear para anotarlo bien? | Confirm the issue before proposing a solution. |
| Entonces, ¿el problema es que…? | So, is the problem that…? | Entonces, ¿el problema es que no recibe el mensaje? | Confirm the issue before proposing a solution. |
| Gracias por la aclaración. | Thank you for clarifying. | Gracias por la aclaración. Ahora lo entiendo mejor. | Acknowledge the experience without inventing an outcome. |
| Un momento, por favor. | One moment, please. | Un momento, por favor. Voy a abrir su solicitud. | Describe only an action you can actually take. |
| Voy a comprobarlo. | I am going to check that. | Voy a comprobarlo en el sistema. | Describe only an action you can actually take. |
| Voy a revisar la información. | I am going to review the information. | Voy a revisar la información que nos ha dado. | Describe only an action you can actually take. |
| Voy a consultarlo con el equipo. | I am going to check with the team. | Voy a consultarlo con el equipo técnico. | Describe only an action you can actually take. |
| Gracias por esperar. | Thank you for waiting. | Gracias por esperar mientras lo comprobaba. | Acknowledge the experience without inventing an outcome. |
| He encontrado el problema. | I have found the problem. | He encontrado el problema en la configuración. | Describe only an action you can actually take. |
| Estas son las opciones disponibles. | These are the available options. | Estas son las opciones disponibles para continuar. | Describe only an action you can actually take. |
| Puedo ofrecerle una alternativa. | I can offer you an alternative. | Puedo ofrecerle una alternativa sin coste adicional. | Describe only an action you can actually take. |
| Voy a explicarle los pasos. | I am going to explain the steps. | Voy a explicarle los pasos uno por uno. | Describe only an action you can actually take. |
| Pruebe de nuevo, por favor. | Please try again. | Cierre la ventana y pruebe de nuevo, por favor. | Describe only an action you can actually take. |
| ¿Puede comprobar si funciona ahora? | Could you check whether it works now? | ¿Puede comprobar si funciona ahora en su teléfono? | Describe only an action you can actually take. |
| El siguiente paso es… | The next step is… | El siguiente paso es confirmar su dirección de correo. | Confirm the next step before closing. |
| Su solicitud ha quedado registrada. | Your request has been recorded. | Su solicitud ha quedado registrada con este número. | Confirm the next step before closing. |
| Lamento las molestias. | I am sorry for the inconvenience. | Lamento las molestias que esto le ha causado. | Acknowledge the experience without inventing an outcome. |
| Gracias por su paciencia. | Thank you for your patience. | Gracias por su paciencia durante la revisión. | Acknowledge the experience without inventing an outcome. |
| ¿Hay algo más en lo que pueda ayudarle? | Is there anything else I can help you with? | ¿Hay algo más en lo que pueda ayudarle hoy? | Confirm the next step before closing. |
| Que tenga un buen día. | Have a good day. | Gracias por llamar. Que tenga un buen día. | Confirm the next step before closing. |
Six stages of a helpful conversation
Learn each stage as a small set so you can move through a real exchange without memorising a script word for word.
Greet and offer help
Open professionally and make the purpose clear.
Buenos días. · Gracias por ponerse en contacto con nosotros. · ¿En qué puedo ayudarle? · Estoy aquí para ayudarle. · Entiendo.
Identify the context
Ask for the minimum information needed.
¿Con quién tengo el gusto? · ¿Me confirma su nombre, por favor? · ¿Me puede indicar el número de referencia? · ¿Cuándo empezó el problema? · ¿Qué mensaje aparece en la pantalla?
Clarify the issue
Listen, repeat and confirm what happened.
¿Puede darme más detalles? · ¿Puede repetirlo, por favor? · ¿Me lo puede deletrear? · Entonces, ¿el problema es que…? · Gracias por la aclaración.
Explain what you are checking
Keep the customer informed while you investigate.
Un momento, por favor. · Voy a comprobarlo. · Voy a revisar la información. · Voy a consultarlo con el equipo. · Gracias por esperar.
Offer the next step
Present only realistic options and actions.
He encontrado el problema. · Estas son las opciones disponibles. · Puedo ofrecerle una alternativa. · Voy a explicarle los pasos. · Pruebe de nuevo, por favor. · ¿Puede comprobar si funciona ahora?
Acknowledge and close
Confirm what happens next and finish politely.
El siguiente paso es… · Su solicitud ha quedado registrada. · Lamento las molestias. · Gracias por su paciencia. · ¿Hay algo más en lo que pueda ayudarle? · Que tenga un buen día.
A short service exchange
Buenos días. ¿En qué puedo ayudarle?
Entiendo. ¿Puede darme más detalles? Un momento, por favor. Voy a comprobarlo.
He encontrado el problema. El siguiente paso es reiniciar la aplicación. ¿Puede comprobar si funciona ahora?
Me alegra que esté resuelto. ¿Hay algo más en lo que pueda ayudarle? Que tenga un buen día.
Hola Cards is a Spanish flashcard app from holacards.org for iOS and Android. It is free to download, requires no account, has no ads, and works offline. The interface is available in English, Russian, and Portuguese; cards support translations in 28 languages and 18 practice and game modes. You can import these 32 checked phrases into a custom group for Spanish audio, writing, pronunciation, and review. Hola Cards is not a customer-service platform: it does not handle live calls or chats, identify customers, process orders or refunds, create tickets, or correct open-ended dialogue.
Connect customer service with phone calls, emails, questions, shopping and focused writing practice.
Spanish telephone phrases Spanish email phrases Spanish question words Spanish shopping phrases Spanish writing practice app
A five-minute practice routine
- Read one stage aloud and mark every usted form.
- Cover the translation and recall the Spanish phrase.
- Replace the example detail with a realistic issue.
- Practise a clarification before any proposed solution.
- Finish with one accurate next step and a polite closing.
Language and communication references
Purpose, communicative functions and transactional-dialogue guidance were checked against Instituto Cervantes resources.
- Instituto Cervantes: Spanish for specific purposes
- Instituto Cervantes: communicative functions
- Instituto Cervantes B1–B2: transactional conversations
FAQ
How do I say “How can I help you?” in Spanish?
Use ¿En qué puedo ayudarle? with a customer in the formal usted register.
Should customer service use tú or usted?
Usted is the safer professional default. Follow the organisation’s regional style and switch only when a customer or policy clearly establishes tú.
How do I ask a customer to explain again?
Use ¿Puede repetirlo, por favor? or ¿Puede darme más detalles? Then summarise: Entonces, ¿el problema es que…?
How do I apologise without promising a refund?
Say Lamento las molestias. Then state only the next step you can actually take; an apology does not itself promise compensation.
How do I close a support conversation?
Confirm the next step, ask ¿Hay algo más en lo que pueda ayudarle?, thank the customer and use Que tenga un buen día.
Can Hola Cards run customer-service conversations?
No. It helps you import and practise these 32 fixed phrases; it does not handle live calls or chats, customers, transactions, tickets, or open-ended dialogue.
Copy the 32 customer-service phrases into Hola Cards
Open word groups in Hola Cards, choose paste/import and paste the block. The app recognises the title and “Spanish - translation” lines.
**Spanish customer service: 32 phrases**
Buenos días. - Good morning.
Gracias por ponerse en contacto con nosotros. - Thank you for contacting us.
¿En qué puedo ayudarle? - How can I help you?
Estoy aquí para ayudarle. - I am here to help you.
Entiendo. - I understand.
¿Con quién tengo el gusto? - Who am I speaking with?
¿Me confirma su nombre, por favor? - Could you confirm your name, please?
¿Me puede indicar el número de referencia? - Could you give me the reference number?
¿Cuándo empezó el problema? - When did the problem start?
¿Qué mensaje aparece en la pantalla? - What message appears on the screen?
¿Puede darme más detalles? - Could you give me more details?
¿Puede repetirlo, por favor? - Could you repeat that, please?
¿Me lo puede deletrear? - Could you spell that for me?
Entonces, ¿el problema es que…? - So, is the problem that…?
Gracias por la aclaración. - Thank you for clarifying.
Un momento, por favor. - One moment, please.
Voy a comprobarlo. - I am going to check that.
Voy a revisar la información. - I am going to review the information.
Voy a consultarlo con el equipo. - I am going to check with the team.
Gracias por esperar. - Thank you for waiting.
He encontrado el problema. - I have found the problem.
Estas son las opciones disponibles. - These are the available options.
Puedo ofrecerle una alternativa. - I can offer you an alternative.
Voy a explicarle los pasos. - I am going to explain the steps.
Pruebe de nuevo, por favor. - Please try again.
¿Puede comprobar si funciona ahora? - Could you check whether it works now?
El siguiente paso es… - The next step is…
Su solicitud ha quedado registrada. - Your request has been recorded.
Lamento las molestias. - I am sorry for the inconvenience.
Gracias por su paciencia. - Thank you for your patience.
¿Hay algo más en lo que pueda ayudarle? - Is there anything else I can help you with?
Que tenga un buen día. - Have a good day.
Practise customer-service Spanish in Hola Cards
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