32 Spanish Office Words and Vocabulary

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Import the 32 fixed word pairs and practise spelling and sound on iOS or Android. The full guide remains useful without the app.

Spanish office vocabulary

What Spanish words do you need in an office?

Start with the physical setting: la oficina, el escritorio, la sala de reuniones and el puesto de trabajo. Articles belong with the noun because they help you remember gender.

Then connect each object to a useful sentence: imprimir un documento, guardar un archivo, abrir una hoja de cálculo and preparar una presentación. A word becomes easier to retrieve when it has a typical action.

Expect regional choices. Ordenador and ratón are common in Spain, while computadora and mouse are widespread in Latin America. The shared words remain understandable, so learn one active form and recognise the alternatives.

Four patterns that make office vocabulary useful

Use estar for known locations: La impresora está junto a la recepción.

Use hay to introduce what is available: Hay una sala de reuniones en esta planta.

Combine office nouns with common verbs: abrir un archivo, enviar un informe and cumplir un plazo.

Keep the article with the noun: el teclado, la carpeta, la reunión and la tarea.

32 useful Spanish office words

The examples show a normal workplace context and the notes flag important regional choices.

32 Spanish office words with English meanings, examples and usage notes
Spanish word	Meaning	Example in context	Usage note
la oficina	office	La oficina está en la segunda planta.	A physical office place or work area.
el escritorio	desk	Dejo el informe sobre el escritorio.	A physical office place or work area.
la silla	chair	Necesitamos otra silla para la reunión.	A physical office place or work area.
la sala de reuniones	meeting room	La reunión será en la sala de reuniones.	A physical office place or work area.
la recepción	reception area	Pregunte en la recepción al llegar.	A physical office place or work area.
el puesto de trabajo	workstation	Cada empleado tiene su puesto de trabajo.	A physical office place or work area.
el ordenador / la computadora	computer	En España se oye ordenador; en América, computadora o computador.	A common regional choice is noted in the example.
la pantalla	screen	La pantalla está demasiado oscura.	Equipment used for everyday office work.
el teclado	keyboard	El teclado está delante de la pantalla.	Equipment used for everyday office work.
el ratón / el mouse	mouse	Ratón es común en España; mouse, en gran parte de América.	A common regional choice is noted in the example.
la impresora	printer	La impresora está junto a la recepción.	Equipment used for everyday office work.
la fotocopiadora	photocopier	La fotocopiadora no tiene papel.	Equipment used for everyday office work.
el teléfono	telephone	El teléfono de la oficina está sonando.	Equipment used for everyday office work.
el bolígrafo	pen	Firma el documento con un bolígrafo azul.	A physical item kept near the desk.
el lápiz	pencil	Anoto la idea con lápiz.	A physical item kept near the desk.
el cuaderno	notebook	Escribo las tareas en el cuaderno.	A physical item kept near the desk.
la carpeta	folder	Guarda las facturas en esta carpeta.	Used to organise paper or digital material.
el archivador	filing cabinet / binder	Los contratos están en el archivador.	Used to organise paper or digital material.
la grapadora	stapler	La grapadora está en el cajón.	A physical item kept near the desk.
el clip	paper clip	Une las hojas con un clip.	A physical item kept near the desk.
la papelera	wastepaper basket	Tira el borrador viejo a la papelera.	A physical item kept near the desk.
el documento	document	Abre el documento antes de la reunión.	A document or planning item.
el archivo	file	Guarda el archivo con un nombre claro.	Used to organise paper or digital material.
el informe	report	Envío el informe esta tarde.	A document or planning item.
la hoja de cálculo	spreadsheet	Actualiza los datos en la hoja de cálculo.	A document or planning item.
la presentación	presentation	Preparo la presentación para el cliente.	A document or planning item.
el correo electrónico	email	Te mando el archivo por correo electrónico.	A document or planning item.
la agenda	planner / schedule	Anota la cita en la agenda.	A document or planning item.
la reunión	meeting	La reunión empieza a las nueve.	A core word for organising work.
el proyecto	project	El proyecto termina este mes.	A core word for organising work.
el plazo	deadline / time limit	El plazo vence el viernes.	A core word for organising work.
la tarea	task	Esta tarea es urgente.	A core word for organising work.

Five office vocabulary groups

Learn the room and desk first, then add tools, paper items, digital documents and workflow.

Office spaces

Name the room, desk and work areas.

la oficina · el escritorio · la silla · la sala de reuniones · la recepción · el puesto de trabajo

Equipment

Identify the devices used to work and communicate.

el ordenador / la computadora · la pantalla · el teclado · el ratón / el mouse · la impresora · la fotocopiadora · el teléfono

Desk supplies

Learn the small objects used for paper and notes.

el bolígrafo · el lápiz · el cuaderno · la carpeta · el archivador · la grapadora · el clip · la papelera

Documents and planning

Open, save, send and organise workplace information.

el documento · el archivo · el informe · la hoja de cálculo · la presentación · el correo electrónico · la agenda

Everyday workflow

Talk about meetings, projects, deadlines and tasks.

la reunión · el proyecto · el plazo · la tarea

A short office scene

La reunión empieza a las nueve en la sala de reuniones.

Abro la presentación en el ordenador y dejo el informe sobre el escritorio.

Después guardo el archivo, actualizo la hoja de cálculo y anoto el plazo en la agenda.

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Connect office vocabulary with professions, technology, emails, phone calls and customer service.

Spanish jobs and professions Spanish technology words Spanish email phrases Spanish telephone phrases Spanish customer service phrases

Spanish office word cards with headphones, folders, keyboard and calendar — Practise the article, sound and workplace example as one memory unit.

A five-minute practice routine

Name five objects you can see near your desk.
Add the correct article to each Spanish noun.
Say one location sentence with estar and one availability sentence with hay.
Match four workflow nouns with verbs: reunión, proyecto, plazo and tarea.
Recall the regional pairs ordenador/computadora and ratón/mouse.

Language and workplace references

The workplace scope and communicative approach were checked against Instituto Cervantes resources.

FAQ

How do you say “office” in Spanish?

The usual word is la oficina. A home office can be la oficina en casa or el despacho en casa, depending on context.

How do you say “computer” in Spanish?

Ordenador is common in Spain; computadora is common across much of Latin America. Computador also appears in several countries.

How do you say “mouse” in Spanish?

Spain commonly uses el ratón. In much of Latin America, el mouse is usual.

What is the difference between escritorio and oficina?

El escritorio is a desk, while la oficina is the room or workplace.

Can I import these words into Hola Cards?

Yes. Copy the 32 Spanish–translation pairs into a custom group, then practise audio, spelling, pronunciation and review.

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**Spanish office vocabulary: 32 words**

la oficina - office
el escritorio - desk
la silla - chair
la sala de reuniones - meeting room
la recepción - reception area
el puesto de trabajo - workstation
el ordenador / la computadora - computer
la pantalla - screen
el teclado - keyboard
el ratón / el mouse - mouse
la impresora - printer
la fotocopiadora - photocopier
el teléfono - telephone
el bolígrafo - pen
el lápiz - pencil
el cuaderno - notebook
la carpeta - folder
el archivador - filing cabinet / binder
la grapadora - stapler
el clip - paper clip
la papelera - wastepaper basket
el documento - document
el archivo - file
el informe - report
la hoja de cálculo - spreadsheet
la presentación - presentation
el correo electrónico - email
la agenda - planner / schedule
la reunión - meeting
el proyecto - project
el plazo - deadline / time limit
la tarea - task

Importing 32 Spanish office words into a custom Hola Cards group — One focused group keeps office objects, documents and workflow words together.

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