Build a Spanish email phrase group
Import the 24 fixed phrases and practise their spelling and sound on iOS or Android. The complete guide remains useful without the app.
Spanish email phrases
How do you write a clear email in Spanish?
Choose the relationship first. Estimado señor García: suits a formal first contact; Hola, Ana: fits a known colleague or friendly contact. Use usted forms such as le, su and podría until the other person establishes a more familiar tone.
State the reason in the first short paragraph: Le escribo para…, En relación con… or Como comentamos,… Then give the request, document or date without hiding it behind a long introduction.
In standard Spanish correspondence, RAE recommends a colon after the greeting, followed by a new line and a capital letter. The closing itself normally ends with a comma: Saludos cordiales, followed by the sender’s name.
Four patterns that carry most emails
Le escribo para + infinitive states the purpose: Le escribo para confirmar la reserva.
¿Podría + infinitive? makes a polite request: ¿Podría enviarme la factura?
Adjunto + noun or Le envío… adjunto points to a file: Adjunto encontrará el formulario.
Quedo + phrase sets the next step: Quedo a la espera de su respuesta.
24 useful Spanish email phrases
Use the phrases as building blocks rather than copying every line into one message.
| Spanish phrase | Meaning | Example in context | When to use it |
|---|---|---|---|
| Estimado señor García: | Dear Mr García, | Estimado señor García: Me pongo en contacto con usted. | Formal usted register. |
| Estimada señora López: | Dear Ms López, | Estimada señora López: Gracias por su mensaje. | Formal usted register. |
| Hola, Ana: | Hello Ana, | Hola, Ana: ¿Cómo estás? | Neutral wording for a known contact. |
| Buenos días: | Good morning, | Buenos días: Le escribo por la reunión. | Keep the Spanish colon or comma shown. |
| A quien corresponda: | To whom it may concern, | A quien corresponda: Solicito información sobre el curso. | Formal usted register. |
| Espero que se encuentre bien. | I hope you are well. | Espero que se encuentre bien. Le escribo para confirmar la cita. | Formal usted register. |
| Le escribo para… | I am writing to… | Le escribo para confirmar la reserva. | Formal usted register. |
| Quería preguntarle si… | I wanted to ask whether… | Quería preguntarle si recibió el documento. | Polite request in the usted register. |
| Me gustaría solicitar… | I would like to request… | Me gustaría solicitar más información. | Polite request in the usted register. |
| ¿Podría enviarme…? | Could you send me…? | ¿Podría enviarme la factura, por favor? | Polite request in the usted register. |
| Le agradecería que… | I would appreciate it if… | Le agradecería que confirmara la fecha. | Polite request in the usted register. |
| Gracias por su mensaje. | Thank you for your message. | Gracias por su mensaje y por la información. | Formal usted register. |
| En relación con… | Regarding… | En relación con su solicitud, ya tenemos una respuesta. | Neutral wording for a known contact. |
| Como comentamos,… | As we discussed,… | Como comentamos, la reunión será el martes. | Neutral wording for a known contact. |
| Adjunto encontrará… | Attached you will find… | Adjunto encontrará el formulario completo. | Use only when the file is attached. |
| Le envío el documento adjunto. | I am sending the document attached. | Le envío el documento adjunto en formato PDF. | Use only when the file is attached. |
| ¿Le viene bien el martes? | Does Tuesday suit you? | ¿Le viene bien el martes a las diez? | Use to propose or confirm timing. |
| Quedo a su disposición para cualquier consulta. | I remain available for any questions. | Quedo a su disposición para cualquier consulta sobre el pedido. | Formal usted register. |
| Quedo a la espera de su respuesta. | I look forward to your reply. | Quedo a la espera de su respuesta para confirmar la fecha. | Formal usted register. |
| Gracias de antemano. | Thank you in advance. | Gracias de antemano por su ayuda. | Neutral wording for a known contact. |
| No dude en ponerse en contacto conmigo. | Do not hesitate to contact me. | No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene preguntas. | Formal usted register. |
| Un saludo, | Best regards, | Un saludo, Marta | Choose a closing that matches the greeting. |
| Saludos cordiales, | Kind regards, | Saludos cordiales, Elena García | Choose a closing that matches the greeting. |
| Atentamente, | Sincerely, | Atentamente, Carlos Ruiz | Choose a closing that matches the greeting. |
Write the email in four blocks
Each six-phrase block does one job, so you can select one or two lines from each section.
Choose the greeting
Match the recipient and keep the Spanish colon.
Estimado señor García: · Estimada señora López: · Hola, Ana: · Buenos días: · A quien corresponda: · Espero que se encuentre bien.
State the purpose
Explain why you are writing and make one clear request.
Le escribo para… · Quería preguntarle si… · Me gustaría solicitar… · ¿Podría enviarme…? · Le agradecería que… · Gracias por su mensaje.
Add details and files
Mention context, attachment or timing precisely.
En relación con… · Como comentamos,… · Adjunto encontrará… · Le envío el documento adjunto. · ¿Le viene bien el martes? · Quedo a su disposición para cualquier consulta.
Set the next step and sign off
Close in the same register as the greeting.
Quedo a la espera de su respuesta. · Gracias de antemano. · No dude en ponerse en contacto conmigo. · Un saludo, · Saludos cordiales, · Atentamente,
A complete short email
Estimada señora López:
Le escribo para confirmar nuestra reunión. ¿Le viene bien el martes a las diez? Adjunto encontrará el orden del día.
Quedo a la espera de su respuesta. Saludos cordiales, Ana Martín
Hola Cards is a Spanish flashcard app from holacards.org for iOS and Android. It is free to download, requires no account, has no ads, and works offline. The interface is available in English, Russian, and Portuguese; cards support translations in 28 languages and 18 practice and game modes. You can import these 24 checked phrases into a custom group for Spanish audio, writing, pronunciation, and review. Hola Cards does not send email, compose a complete message, check its register, or correct open-ended writing.
Connect email writing with greetings, question forms, punctuation, transition words and focused writing practice.
Spanish greetings and introductions Spanish question words Spanish punctuation rules Spanish transition words Spanish writing practice app
A five-minute email routine
- Choose the recipient and decide between a formal or neutral greeting.
- Write one sentence for the purpose and one for the request.
- Add only the necessary date, link or attachment.
- Choose a closing that matches the greeting.
- Read the message aloud, then check names, accents, punctuation and the attachment.
Language and writing references
Punctuation, communicative purpose and written-register guidance were checked against RAE and Instituto Cervantes resources.
- RAE: punctuation after an email greeting
- Instituto Cervantes A1–A2: communicative functions
- Instituto Cervantes B1–B2: written genres
FAQ
How do you start a formal email in Spanish?
Use Estimado señor + surname: or Estimada señora + surname:. If you do not know the recipient, A quien corresponda: is possible but impersonal.
Do Spanish email greetings end with a comma or a colon?
RAE recommends a colon after the greeting in Spanish correspondence, then a new line beginning with a capital letter.
How do I say “attached” in a Spanish email?
Use Adjunto encontrará… or Le envío el documento adjunto. Always verify that the file is actually attached before sending.
How do I politely ask for something?
Use ¿Podría enviarme…?, Me gustaría solicitar… or Le agradecería que… with the formal usted register.
How do I sign off a Spanish email?
Atentamente, is formal; Saludos cordiales, is professional and flexible; Un saludo, is neutral and slightly warmer.
Can Hola Cards write or correct my email?
No. It helps you import and practise these 24 fixed, checked phrases; it does not compose, send or correct an open-ended email.
Copy the 24 email phrases into Hola Cards
Open word groups in Hola Cards, choose paste/import and paste the block. The app recognises the title and “Spanish - translation” lines.
**Spanish email: 24 useful phrases**
Estimado señor García: - Dear Mr García,
Estimada señora López: - Dear Ms López,
Hola, Ana: - Hello Ana,
Buenos días: - Good morning,
A quien corresponda: - To whom it may concern,
Espero que se encuentre bien. - I hope you are well.
Le escribo para… - I am writing to…
Quería preguntarle si… - I wanted to ask whether…
Me gustaría solicitar… - I would like to request…
¿Podría enviarme…? - Could you send me…?
Le agradecería que… - I would appreciate it if…
Gracias por su mensaje. - Thank you for your message.
En relación con… - Regarding…
Como comentamos,… - As we discussed,…
Adjunto encontrará… - Attached you will find…
Le envío el documento adjunto. - I am sending the document attached.
¿Le viene bien el martes? - Does Tuesday suit you?
Quedo a su disposición para cualquier consulta. - I remain available for any questions.
Quedo a la espera de su respuesta. - I look forward to your reply.
Gracias de antemano. - Thank you in advance.
No dude en ponerse en contacto conmigo. - Do not hesitate to contact me.
Un saludo, - Best regards,
Saludos cordiales, - Kind regards,
Atentamente, - Sincerely,
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